Компания ООО «Ойл Мотор» - один из ведущих игроков на рынке смазочных материалов в Беларуси. Выступает официальным партнером «Shell» в Республике Беларусь и предлагает весь спектр масел и смазок для легкового и коммерческого транспорта, дорожно-строительной техники и всех видов промышленности.
В компании возникла необходимость в автоматизации процессов, которые начали негативно сказываться на деятельности. Часть процессов были разрозненными: документы обрабатывались вручную с фиксацией на бумажных носителях, а информация о запасах часто была недоступна или неточной. Это создавало некоторые сложности: от задержек в обслуживании клиентов до ошибок в расчетах. Мы понимали, что для того, чтобы оставаться конкурентоспособными - необходимо что-то менять.
Какие были «боли» и проблемы до внедрения?
«Информация хранилась в разных местах, что приводило к неэффективности, потере времени и ресурсов, а также принятию неправильных решений! Росли объемы и обороты, а контролировать, планировать и управлять процессами становилось все сложнее. Огромное влияние на работу компании оказывал человеческий фактор с учетом данных в своих «табличках»», - рассказывает главный бухгалтер.
Самыми волнующими вопросами оказались следующие:
- Учет остатковНаша продукция имеет множество разных характеристик: масла разных вязкостей, производителей, канистры разного литража. Учет вели в Excel и частично на бумаге. Остатки не сходились, что влияло на взаимоотношения с клиентами (чтобы узнать наличие менеджеру приходилось звонить на склад, что увеличивало время обработки заказа и влекло за собой потерю клиентов или один и тот же товар обещали нескольким покупателям).
Взаимоотношения с клиентами
Менеджеры вели свои списки в блокнотиках или таблицах Excel. Невозможно понять, кто с кем общался, какие были обещания по поставке товара, историю клиентов. При увольнении менеджера часть информации терялась.
Отчетность
Чтобы собрать банальный отчет по продажам за месяц требовалось много времени. Сложно анализировать прибыльность направлений, когда информация поступает из разных источников.
В какой-то момент стало ясно, что требуется комплексное решение, которое позволит автоматизировать процессы, повысить их прозрачность, сократить ручной труд и получать оперативную информацию из единой базы, а не собирать её по разным пользовательским источникам. Многие сотрудники были знакомы с программными продуктами «1С», в том числе и бухгалтерия, но нужно было не просто купить «коробку», а грамотно внедрить под наши потребности и задачи.
Ключевым фактором выбора команды «Айти Проф Групп» стало то, что они рассказывали не просто про стандартные возможности 1С, а акцентировали внимание на наших проблемных моментах. Были проведены несколько встреч с командой разработчиков. В результате была определена основная цель и выделены несколько ключевых задач, которые должны были быть решены в процессе внедрения.
Автоматизировать процессы решили на продукте «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси» - универсальная система, хорошо заточенная под торговлю и обладающая широкими возможностями настройки под специфику нашей деятельности.
Основная цель внедрения - повышение эффективности и прозрачности всех процессов в системе, снижение рисков ошибок, более качественное обслуживание клиентов и оптимизация логистических и финансовых операций, что позволит компании «Ойл Мотор» более оперативно реагировать на изменения рынка и улучшить свою позицию в конкурентной среде.
В рамках поставленной цели были выделены следующие задачи:
- Автоматизация процессов управления документами
- Оптимизация логистических процессов
- Улучшение клиентского сервиса
- Повышение качества финансового контроля
В рамках проекта внедрения команда «Айти Проф Групп» выполнила следующие доработки на базе программного продукта «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси»:
Рабочее место по печати накладных
Рабочее место по печати накладных было значительно доработано и оптимизировано для более эффективной отгрузки и печати с различных складов.
Ключевые улучшения:
- Оптимизация печати - теперь рабочее место позволяет удобно осуществлять печать накладных для отгрузок с разных складов, что ускоряет процесс и повышает его гибкость.
- Статус передачи - для печати со склада ответственного хранения теперь отображается статус передачи и номер в системе хранителя, что обеспечивает большую прозрачность и контроль над процессом.
- Интеграция с водителями - доработана функция отправки отгрузок и принятия данных по водителям прямо из рабочего места. При получении все изменения по транспортным данным отображаются в информационном сообщении, что позволяет избежать недоразумений и улучшает коммуникацию.
- Экспортные документы: Добавлена возможность заполнения и печати экспортных документов, включая одну CMR на несколько отгрузок. Это значительно упрощает процесс документооборота при международных перевозках.
- Комплектная печать: Настроена комплектная печать как для экспортных, так и для регулярных отгрузок, что делает процесс более организованным и удобным.
Эти доработки делают рабочее место по печати накладных более функциональным и эффективным, что положительно сказывается на общей производительности и качестве обслуживания клиентов.
Доработаны варианты рассылки электронных копий ТТН и рассылки остатков
Доработаны варианты рассылки электронных копий ТТН и рассылки остатков с учетом индивидуальных настроек для каждого клиента. Эти изменения делают процесс рассылки более эффективным и помогают улучшить качество обслуживания клиентов с учетом индивидуальных настроек для каждого клиента. Эти изменения делают процесс рассылки более эффективным и помогают улучшить качество обслуживания клиентов.
Доработана возможность оформления списания товаров
Доработана возможность оформления списания товаров, переданных на испытания, что значительно упрощает управление этим процессом.
Разработан функционал «Стоп отгрузка», доработаны возможности блокировки заказа клиента
Разработан функционал «Стоп отгрузка», доработаны возможности блокировки заказа клиента при соблюдении определенных условий, что значительно улучшает процесс управления заказами. Теперь можно задать различные условия для блокировки заказа, такие как превышение лимитов по задолженности, несоответствие документации или другие критические параметры. Это позволяет более гибко управлять рисками. Блокировка заказа осуществляется автоматически, что снижает вероятность человеческой ошибки и ускоряет процесс принятия решений. При блокировке заказа пользователи получают уведомления с указанием причины, что позволяет оперативно реагировать и устранять проблемы. Доработанные возможности блокировки помогают предотвратить финансовые потери и недоразумения, обеспечивая более надежное выполнение условий сделок.
В рамках улучшения системы были доработаны проверки на превышение суммы, зафиксированной в договоре
Ключевые улучшения:
- Автоматизированные проверки- теперь система автоматически проверяет, не превышает ли сумма, указанная в документах, лимиты, установленные в договоре. Это позволяет избежать ошибок и недоразумений при расчетах.
- Уведомления о превышении - в случае, если сумма превышает договорные ограничения, пользователи получают уведомления, что позволяет своевременно реагировать на ситуацию и корректировать данные.
- Улучшение контроля - доработанные проверки способствуют повышению контроля над финансовыми операциями и обеспечивают соблюдение условий договоров, что в свою очередь увеличивает доверие между сторонами.
Эти изменения помогают сделать процесс управления финансами более надежным и прозрачным, что положительно сказывается на общей эффективности работы.
Оптимизация рабочего места по учету бланков строгой отчетности (БСО)
Журнал предоставляет возможность удобно отмечать возврат бланков, что упрощает процесс учета и повышает его прозрачность. Кроме того, внедрены функции аналитики, позволяющие отслеживать наличие актов и расформированные отгрузки, что способствует более эффективному управлению ресурсами. Журнал также был расширен важной информацией о каждой отгрузке, включая вид документа, код бланка, транспортные данные, сумму, валюту и информацию об агенте документа. Не менее важным является контроль за составленными и возвращенными корректировочными актами, который помогает минимизировать вероятность ошибок и обеспечивает точность учета. Усовершенствование рабочего места по учету бланков строгой отчетности и возможность вести аналитику по наличию актов и расформированным отгрузкам, что позволяет повышать степень контроля и управления документами. Это снижает риск ошибок и помогает отслеживать актуальное состояние отчетности, что особенно важно в бухгалтерии.
Интеграция учетной системы с интернет-магазином и мобильным приложением
Интеграция учетной системы с интернет-магазином и мобильным приложением для менеджеров по продажам позволяет связать учетную систему 1С и платформу интернет-магазина в единую систему, что дает множество преимуществ: автоматизация заказов и обработка клиентских данных, учет и управление складскими запасами, автоматическое обновление данных о товарах и ценах, формирование отчетности и снижение трудозатрат и ошибок.
Также проведены следующие доработки и разработки:
- Расширена классификация для Номенклатуры по категориям и торговым маркам. Добавлены признаки для Ограничения наценки, Классификатора МАРТ, типа учета, регистрации новинки или исключенных из прайс-листа. Добавлен признак и реквизиты для формирования заявления на регистрацию в Epass.
- Расширена классификация видов партнеров. Различные виды партнёров расширены классификацией по типам каналов сбыта и каналам продаж.
- Расширен функционал по работе с закреплением менеджеров за торговыми объектами.
- Блок закупок расширен функционалом по работе с номенклатурой поставщиков. Добавлена возможностью ведения списка номенклатур в разрезе поставщиков для одной карточки номенклатуры в системе, фиксация цен номенклатуры поставщиков, включая загрузку этих данных их внешних файлов.
- Доработано разделение Возвратов товаров от клиентов на регулярные и акты (в т.ч. расформированные). Документ Возврата дополнен возможностью классификации причины возврата по каждой номенклатуре;
- Реализован документ Экономическое обоснование отпускных цен, в котором формируется расчёт отпускных цен с вариантами заполнения и применяемого курса. Документ рассчитывает расходы, надбавки и процент изменения цены от действующей цены прейскуранта. Документ дополнен печатными формами.
Чего удалось достичь
По итогам внедрения системы и доработок, направленных на повышение эффективности и прозрачности процессов в компании «Ойл Мотор», были достигнуты следующие результаты:
- Эффективная работа с клиентами (блок CRM): вся история взаимодействия, заказов, оплат по каждому клиенту в одном месте. Напоминания о звонках, задачах для менеджеров. Контроль дебиторской задолженности стал оперативным и наглядным.
- Быстрое оформление заказов и резервирование: менеджер видит наличие товара прямо во время разговора с клиентом и может быть уверен, что зарезервированный товар «дождется» своего покупателя.
- Улучшение качества принятия управленческих решений за счет оперативной аналитики: прозрачные и быстрые отчеты по продажам (в разрезе товаров, групп, менеджеров, клиентов, регионов), по прибыльности, по остаткам - основа для реального анализа и принятия решений.
- Увеличение эффективности процессов: автоматизация управления документами и оптимизация логистических операций позволили сократить время обработки заказов и снизить затраты на управление, что положительно сказалось на общей производительности компании.
- Снижение рисков ошибок: благодаря внедрению автоматизированных проверок и улучшенной аналитики, количество ошибок в документации и расчетах значительно уменьшилось. Это повысило точность учета и снизило вероятность финансовых потерь.
- Улучшение клиентского сервиса: оптимизация процессов рассылки электронных копий и улучшение коммуникации с клиентами способствовали повышению уровня обслуживания. Клиенты теперь получают более быстрые и точные ответы на свои запросы, что укрепляет их доверие к компании.
- Повышение качества финансового контроля: автоматизированные проверки на превышение сумм, указанных в договорах, обеспечили более надежный контроль за финансовыми операциями. Это позволило избежать недоразумений и повысило прозрачность финансовых процессов.
- Оптимизация работы с заказами - возможность блокировки заказов при соблюдении заданных условий улучшила управление рисками и повысила надежность выполнения условий сделок. Это стало важным шагом к снижению финансовых потерь.
Главным результатом проекта стала единая система, которая позволяет оперативно получать всю необходимую информацию для осуществления деятельности нашей компании.
